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Sistema Para el Control de Activos Fijos
Objetivo
Controlar, Organizar y Ubicar los diferentes tipos de activos fijos de una compañía por medio del uso de tecnología de punta en tres áreas importantes: Tecnología de la información, Cómputo Móvil e Identificación Automática.

Introducción
La combinación las tres áreas tecnologías mencionadas en el punto anterior nos permite mantener un verdadero control de activos fijos ya se incluyen los módulos necesarios para lograr este objetivo. Dentro de las ventajas que ofrece el sistema de Control de Activos Fijos podemos nombrar:
  1. Agilidad para la captura de datos.
  2. Eliminación tiempos muertos durante el proceso de inventarios.
  3. Activos fijos localizables en cualquier momento.
  4. Permite realizar inventarios con mas frecuencia.
  5. Reduce el riesgo de perdida de equipo.
  6. Aumenta la conciencia de usuarios para no realizar movimientos de equipo sin dar aviso al departamento correspondiente.
  7. Clasificación de sus activos fijos en un máximo de tres niveles según las necesidades que se presenten.
  8. Le permite planear sus actividades de mantenimiento de activos conociendo los gastos bajo este concepto.
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Módulos del Sistema Central
  1. Manejo de catálogo de Activos Fijos.
  2. Depreciación de equipo usando el método de línea recta.
  3. Depreciación Fiscal.
  4. Importación y exportación de información.
  5. Consultas de catálogo.
  6. Reportes:
    1. Activos fijos por clasificación.
    2. Por descripción.
    3. Por Responsable.
    4. Inventariados.
    5. Depreciaciones.
    6. Mantenimiento(Historial, Próximos, Vencidos).
    7. Resguardo.
  7. Asignación de activo fijo a Responsable.
  8. Impresión de etiquetas de código de barras.
  9. Levantamiento de inventarios por departamento.
  10. Envío de información a la Terminal Portátil.
  11. Recepción de información de la Terminal Portátil
  12. Clasificación de activos fijos.
  13. Planeación de mantenimiento preventivo y correctivo de activos fijos.
Módulos del Sistema Portátil
  1. Recepción de información (Activos fijos a inventariar).
  2. Captura de inventario inicial tomando la foto del activo.
  3. inventarios físicos, tomando las fotos necesarias del bien.
  4. Consultas por responsable o Activo.
  5. Levantamiento de confrantas.
  6. Impresión de etiquetas (Opcional).
  7. Envío de activos fijos inventariados y no inventariados.
Infraestructura Tecnológica
La solución propuesta considera tecnología de punta en dos áreas que son: Tecnología de computo móvil y Tecnología de identificación automática (Código de barras). La tecnología de cómputo móvil se ha convertido en un estándar para la automatización de procesos tales como el control de inventarios ya que como su nombre lo indica proporcionan movilidad y con esto flexibilidad para realizar la operación correcta, aunado a esto, si el equipo de computo móvil cuenta con un dispositivo que permita la captura correcta y precisa de información a través de un código de barras, la solución se hace más completa.
En la versión multiusuario, es indispensable contar con infraestructura de red que permita compartir recursos como pueden ser impresoras o la base de datos del sistema.

Definicion de procesos del Sistema Central

1. Catálogo de Activos Fijos
A través de esta opción el operador puede agregar, modificar o borrar según sea el caso.

2. Depreciación de equipo.
Esta herramienta contempla la depreciación del equipo considerando el método de Línea Recta, el cual es el método más común que existe en la actualidad.

3. Depreciación Fiscal.
Módulo que permite realizar la depreciación fiscal considerando los cambios que sufre el índice Nacional de Precios al Consumidor.

4. Bajas Fiscales.
Bajas fiscales por concepto de: Venta de activo, Inservible o no depreciable.

5. Importación y exportación.
El operador del sistema puede tomar datos a través de un archivo de texto o Excel(CSV) para incorporarlos al sistema sin necesidad de realizar la captura del activo fijo. El proceso de exportación de datos realiza la operación contraria y puede dejar la información en un archivo de texto o en formato Excel(csv)

6. Consultas.
A través de este módulo, el operador puede determinar la ubicación exacta del activo así como su responsable.

7. Reportes.
El sistema puede emitir tres tipos de reportes los cuales consideramos que pueden ser de utilidad para el operador. Estos Reportes son:
  • Reporte de activos fijos por departamento / Responsable. En este reporte se incluirán todos los activos fijos que han sido asignados a un departamento específico
  • Reporte de activos por marca. Lista todos los activos fijos por marca que han sido adquiridos, incluyendo en que departamento se encuentran ubicados.
  • Reporte de activos fijos y sus responsables. Lista cada una de las personas con el equipo que esta a su cargo, incluyendo de que departamento es.
  • Reporte de activos fijos inventariados. Este reporte es de suma importancia ya que a través de este se puede determinar con exactitud el resultado del levantamiento de inventario.
  • Reporte de Operación por usuario del sistema.
8. Asignación de activo fijo.
La asignación de activos fijos a un responsable o a un departamento es de suma importancia ya que con este registro el sistema puede ubicar el activo y su responsable de forma correcta. Una vez que el activo ha sido asignado, se imprimirá el documento que avale el resguardo del activo con dos juegos con el objetivo de entregar uno al responsable y otro para el archivo.

9. Impresión de etiquetas con código de barras.
Permite identificar a cada uno de los activos fijos de la compañía usando una amplia gama de impresoras del mercado.

10. Levantamiento de inventario por área o departamento.
A través de este proceso, el operador puede determinar que área o departamento desea realizar el inventario. Con esta alternativa proporcionamos al operador la flexibilidad necesaria para realizar solamente el inventario de aquellos activos que él considere necesarios.

11. Envío de información a la Terminal Portátil.
Este proceso es necesario para que la terminal cuente con la información necesaria para realizar las validaciones correctas.

12. Recepción de información de la Terminal Portátil.
El proceso necesario para tomar los activos fijos inventariados y poder administrar la información del sistema central correctamente. A través de esta operación, el sistema puede emitir el reporte de activos no encontrados.

13. Clasificación de activos.
La forma más sencilla y abierta de clasificar sus activos fijos lo cual le da flexibilidad y un mejor control. Usted podrá realizar estas clasificaciones como mejor le convenga y podrá eliminar esta clasificación cuando ya no la requiera.

14. Mantenimiento preventivo y correctivo.
Manténgase informado del estado en que se encuentran cada uno de sus activos, de sus próximos mantenimientos, todos los mantenimientos que se le han hecho así como los costos en que ha incurrido por este concepto.

15. Módulo de seguridad.
El sistema cuenta con tres niveles de seguridad el cual garantiza mantener la información íntegra y correcta.

Definicion de procesos del Sistema Portátil

1. Recepción de la información.
Tiene como objetivo recibir la información necesaria para realizar las validaciones necesarias en el proceso de captura del inventario.

2. Captura de inventario.
Es el proceso principal de esta solución, aquí se realiza inventario usando la tecnología de código de barras. En este proceso el operador verá la información más relevante relacionada con el activo fijo como una confirmación de que lo que esta capturando es correcto.

3. Impresión de etiquetas de código de barras.
Esta operación es opcional ya que si se realiza una buena operación para el levantamiento de inventario, es decir, se realizan actividades de pre-inventario, esta operación pudiera ser innecesaria.

4. Envío de información a Sistema Central.
Una vez que se ha finalizado con la captura del inventario, es necesario descargar la Terminal Portátil con los datos guardados al sistema central para que este pueda generar con exactitud la información necesaria como el resultado del inventario.

Hardware

Terminal portátil modelo ES400
Terminal Marca Motorola modelo ES400
Impresora Zebra modelo GK420T
Impresora Zebra modelo GK420T


Requerimientos del sistema


Estaciones de trabajo:
  • PC Pentium II
  • 64 MB RAM
  • Windows 95/98/XP/Me
  • Tarjeta de red
  • Espacio disponible en disco duro de 20 MB
  • Lector de CD's (Opcional)
Servidor:
  • PC Pentium III+.
  • 256MB+ Memoria RAM.
  • Espacio disponible en disco duro 50 MB+.
  • Tarjeta de Red.
  • Windows XP/NT/2000 Server
  • Lector de CD's (Opcional)
Otros:
  • Infraestructura de Red de computadoras
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